採購為什麼是內控重點

採購流程橫跨請購、詢價、下單、驗收、付款，每一關都涉及金錢與外部廠商。正因為經手的人多、金額大，採購也是舞弊與帳務錯誤最容易發生的環節。常見的問題包括：詢價流於形式、驗收與請購同一人、發票與實物對不上、廠商與經手人有利害關係卻沒有迴避。這些缺失，往往不是有人蓄意，而是流程沒有設計好，讓風險有機可乘。

建立採購合規與內控，目的不是增加同仁的負擔，而是把權責切清楚、把紀錄留下來。當每一筆採購都有跡可循，經手的同仁反而更安全，因為所有動作都攤在制度下，不會有說不清的空間。

內控的三個核心原則

一、職務分工（不相容職務分離）

請購、採購、驗收、付款這幾個關鍵動作，不應該集中在同一個人手上。例如提出需求的人不該同時負責驗收，下單的人不該同時核對發票付款。把不相容的職務分開，讓每一關互相勾稽，是內控最基本也最有效的設計。

二、分層授權

不同金額的採購，應對應不同的簽核層級。小額由部門主管即可核准，大額則需往上呈報。授權規則要事先訂清楚，並落實在系統或簽核單上，避免「誰有空誰簽」的隨意狀況。

三、利益迴避

經手採購的同仁，若與供應商有親屬、投資或其他利害關係，應主動揭露並迴避。公司也應建立簡單的申報機制，讓利益衝突攤在陽光下。

三聯式勾稽：請購、驗收、發票

付款前的核對，是內控的最後一道防線。建議建立「請購單、驗收單、發票」三方勾稽的機制，確認三者的品項、數量、金額一致，才進行付款。

單據核對重點
請購單是否經正確層級核准、品項規格明確
驗收單實際到貨數量與品項、由非請購人驗收
發票金額與品項是否與前兩者一致、統編正確

稽核軌跡怎麼保存

稽核軌跡的重點，是每一筆採購的關鍵動作都留下「誰、在什麼時候、做了什麼」的紀錄。紙本流程要保留簽核單與往來紀錄，電子流程則要確保系統會自動記錄操作日誌且不可任意竄改。這些紀錄在內部稽核、外部查核或發生爭議時，都是釐清責任的關鍵依據。

  • 請購與簽核紀錄，含核准人與時間。
  • 詢價與比價紀錄，含收到的報價單。
  • 下單與交期往來紀錄。
  • 驗收紀錄與驗收人。
  • 發票、付款與對帳紀錄。

常見缺失與改善方向

內部稽核最常抓到的採購缺失，包括：詢價家數不足或流於形式、驗收與請購同一人、發票與請購金額不符卻照付、以及缺乏利益迴避申報。改善方向不外乎把流程補齊、把權責分開、把紀錄留好。金額門檻與簽核層級因公司規模而異，實際依內部規範為準。

定期抽核與制度落地

再完善的內控制度，若沒有人定期檢視，久了也會鬆動。建議由財務或稽核人員固定週期抽核採購案件，例如每季抽查一定比例的請購與付款，核對詢價家數、簽核層級與三聯勾稽是否確實執行。抽核的目的不是找碴，而是讓制度持續被落實，也讓大家知道流程確實有人在看。抽核發現的問題要回饋、追蹤改善，形成一個檢視與修正的循環，內控才不會變成一紙空文。

把合規與稽核軌跡建起來，採購經手才有制度保護。上伊美長期協助企業建立集中採購流程與帳期月結對帳機制，若需要規劃採購單據勾稽或年約供貨，歡迎來電 (02)2733-0720 或加 LINE 洽談。