事務機和印表機差別在哪？功能、取得方式比較與辦公室網路配置教學

事務機和印表機差在哪

在台灣辦公室，「事務機」多半指落地型或大型桌上型的多功能影印機，一台就能影印、列印、掃描，部分機種還有傳真、裝訂、自動雙面送稿。「印表機」則通常指以列印為主的機器，可能是單純的雷射或噴墨印表機，也可能是附帶掃描的小型多功能機。兩者的界線在小型多功能機這一段有些模糊，但可以從下表的幾個面向分辨：

簡單判斷：全公司共用、常要影印A3或大量掃描，用事務機；個人座位或小部門就近列印，用印表機。很多辦公室兩者並存，一台事務機放在公共區，另在主管室或櫃檯放小型印表機。

怎麼決定該配幾台、放哪裡

配置的起點是估算列印量與使用動線，而不是先看機器。需要先盤點的項目：

• 每月黑白與彩色的大約張數，以及影印與掃描的頻率。
• 是否需要A3、裝訂、大量雙面掃描。
• 員工分布在幾個樓層或區域，走到機器的距離是否合理。
• 是否有機密文件需要刷卡或輸入密碼才能取件。

常見三種配置：集中式由一到兩台事務機服務全公司，管理單純，但機器故障時影響大；分散式每個部門一台印表機，就近方便，但機型與耗材種類多；混合式則以事務機為主、印表機為輔，是多數中小企業的選擇。機器數量與機型確定後，接下來的重點就是網路配置，這也是很多公司忽略、日後卻最常報修的部分。

租賃還是買斷

事務機常見兩種取得方式。租賃通常搭配維護合約，由廠商定期抄表、依張數計費，並負責補碳粉與維修，公司不必自己備耗材，適合不想管機器、列印量穩定的辦公室。買斷則一次付清機器費用，再另外決定是否簽維護，適合有固定採購與管理人員、或列印量變化大的公司。小型印表機多半直接買斷，耗材自行採購。

比較時不要只看月租或機器售價，要把合約年限、計張方式、彩色與黑白的計價差異、最低張數、維修到場時間與合約到期後的處理一起列出來比，才算得出真正的總成本。這些條件每家合約不同，務必以書面合約為準。

多樓層與多據點的配置思考

同一棟樓不同樓層，通常每層一台共用機器，加上機密單位的專用機。跨樓層使用同一台事務機時，要確認樓層之間的網路是互通的同一網段，或已開放存取，否則樓上同事會搜尋不到。多據點的公司，各據點各自配置機器，若希望總部統一管理印量或驅動，可透過據點之間的VPN連線集中到總部的列印伺服器，但掃描檔案建議存在各據點本地的NAS，避免大檔案跨據點傳送拖慢網路。

訪客與行動裝置列印

客戶來開會想印一份資料，是很常見的需求。不建議直接讓訪客連進辦公網段來使用印表機，比較安全的做法有兩種：由櫃檯或接待人員代印，或在訪客網段另外放一台不存放公司文件的小型印表機。員工手機要列印時，若手機連的是員工Wi-Fi且與印表機在同一網段，一般可直接使用；若是不同網段，則需要網路設備支援探索轉送，或由電腦代印。

挑機型時要一併確認的網路規格

選機器時多數人只看速度與紙匣，以下幾項跟日後網路使用息息相關，建議詢問時一起確認：

• 有線網路埠的速率，以及是否支援無線作為備用。
• 掃描到資料夾支援的SMB版本，能否搭配公司現有的NAS或伺服器。
• 掃描到郵件的寄信設定是否支援公司郵件系統要求的加密與驗證方式。
• 是否支援部門代碼、使用者帳號或刷卡取件，以及計數報表怎麼匯出。
• 驅動程式是否支援公司電腦的作業系統版本，包含Mac。
• 韌體更新方式與原廠提供更新的情況。
• 管理網頁能否設定存取限制，例如只允許特定網段登入。

這些項目依機型與品牌差異很大，以原廠規格與廠商書面回覆為準。先確認清楚，可以避免機器到貨後才發現掃描存不進NAS、Mac同事無法列印這類尷尬狀況。

事務機與印表機的網路配置步驟

一、優先用有線網路

共用機器建議接有線網路。無線連線受訊號與AP負載影響，常見症狀是「有時候印得出來、有時候顯示離線」。若機器放置點沒有網路孔，與其長期依賴無線，不如趁機補拉一條線。

二、給機器一個固定位址

電腦通常用位址指向印表機，位址一變就離線，所以共用機器一定要固定IP。建議在路由器用DHCP保留，依機器網卡的MAC綁定位址，並把位址記入公司的IP規劃表；也可以在機器面板手動設定。操作步驟可參考固定IP與DHCP設定教學。固定後，在機器貼上標籤寫明位址，報修時能少掉很多來回。

三、電腦端用位址加入印表機

Windows自動搜尋到的印表機，有時使用WSD連接埠，網路環境一變就容易找不到。較穩定的做法是安裝原廠驅動後，手動新增印表機並選擇以TCP/IP位址或主機名稱加入，連接埠指向剛才固定的位址。電腦數量多時，可以考慮由一台列印伺服器統一分享，日後換機只要在伺服器端改一次。

四、設定掃描到資料夾或郵件

事務機最常用的網路功能是掃描後直接存到共用資料夾或寄到信箱：

• 掃描到資料夾：機器透過SMB協定把檔案存進電腦或NAS的共用資料夾。要準備一個專用帳號與資料夾權限。部分較舊機種只支援舊版SMB，而新版Windows預設已停用舊版，可能出現傳送失敗，這時應先查詢機器韌體是否能更新支援新版協定，而不是在電腦端重新開啟舊協定。
• 掃描到郵件：需要在機器設定SMTP寄信伺服器。部分郵件服務對外部裝置寄信有額外驗證要求，例如需另行產生應用程式密碼，設定前先確認公司郵件系統的規定。

把掃描目的地設在NAS的共用資料夾，比存在某位同事的電腦上可靠，因為那台電腦關機或換人使用時，掃描就會失敗。

五、放在正確的網段

若公司有切網段，事務機適合放在辦公網段，或獨立一個印表機網段再開放員工網段存取，並且不要讓訪客網段碰得到。要注意，手機與Mac常用的AirPrint等自動探索功能依賴同網段的廣播，跨網段後可能搜尋不到，需要在網路設備上設定相應的轉送功能，或改用手動以位址加入。

六、做一份機器資料卡

每台共用機器建一份簡單資料：放置位置、型號、序號、固定位址、MAC、管理網頁帳號保管人、掃描目的資料夾路徑、維護廠商與報修電話。機器出狀況時，不論是內部同事或維護廠商，都能照著資料直接處理，不用重新摸索。這份資料也適合與公司的IP規劃表放在一起，換人接手時一次交接。

網路安全與帳號管理

事務機是一台有作業系統、有硬碟或儲存空間、會保存掃描與傳真紀錄的網路設備，資安要比照電腦處理：

1. 更改管理網頁的預設帳號密碼。
2. 關閉用不到的協定與服務，只留下列印與掃描需要的部分。
3. 定期確認韌體更新。
4. 機密文件改用刷卡或密碼取件，避免印出來放在出紙匣沒人拿。
5. 機器汰換或租約到期歸還前，確認儲存資料的清除方式。

更完整的作法可參考事務機與印表機的網路安全。若公司要依部門統計印量、分攤費用，事務機的部門代碼或帳號計數可以搭配列印伺服器使用，相關架構見用網路架構做印量稽核。

換句話說，事務機和印表機的差別不只在功能與取得方式，事務機因為承擔掃描、計數、帳號管理，網路與資安設定的份量也比印表機重得多，採購時就要把這部分的工作算進去。

上線後最常見的三個問題

若同一台機器反覆斷線，排查順序可參考印表機或NAS常常在網路上掉線。

配置檢核清單

• 是否已估算列印量，決定事務機與印表機的數量與位置？
• 共用機器是否接有線網路並設定固定位址？
• 電腦端是否以位址或列印伺服器加入，而非依賴自動搜尋？
• 掃描目的地是否設在NAS等常開的設備上？
• 管理密碼是否已修改、用不到的服務是否關閉？
• 位址、管理帳號、維護廠商聯絡方式是否記錄在案？

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